Conheça os documentos que devem ser solicitados na admissão

O processo de admissão de um novo colaborador vai além de apenas inserir um novo candidato na empresa.

É o primeiro contato do profissional com a cultura da empresa, e vice-versa, o que estabelece a base para uma relação de confiança e profissionalismo.

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O setor de departamento pessoal precisa garantir a integridade e a segurança da empresa, e a gestão da documentação do novo colaborador é um passo fundamental nesse processo.

A lista de documentos na admissão pode ser longa e, por isso, saber quais são obrigatórios, quais são opcionais e, principalmente, como solicitá-los de forma legal.

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Este artigo foi feito para esclarecer dúvidas, garantindo que o setor faça o processo de admissão de forma estratégica, reforçando a cultura da organização desde o primeiro dia.

Documentos admissionais obrigatórios para o registro

Estes documentos na admissão são legalmente necessários para a formalização do contrato de trabalho e para a manutenção de registros do colaborador, conforme exigido pela CLT e por outras regulamentações.

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Carteira de trabalho e previdência social (CTPS)

A CTPS digital é o documento obrigatório para registrar o contrato de trabalho e todas as informações relacionadas ao emprego, como salário, férias e contribuições.

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Documento de identidade (RG) e cadastro de pessoa física (CPF)

O RG é necessário para comprovar a identidade do candidato, e o CPF é fundamental para fins de registro e formalização do contrato, além de ser a base para a maioria dos cadastros governamentais e de benefícios.

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Título de eleitor e comprovante de votação

A regularidade eleitoral do candidato é um requisito essencial. O comprovante de votação das últimas eleições ou a certidão de quitação eleitoral são essenciais para essa verificação.

Certificado de reservista

Para homens com idade entre 18 e 45 anos, este documento é obrigatório como comprovação de quitação com o serviço militar.

Comprovante de vacinação contra Covid-19

Para otimizar o processo de admissão, o comprovante de vacinação contra a COVID-19 pode ser solicitado.

Apesar de o governo brasileiro ter se posicionado contra a obrigatoriedade, uma nota técnica do Ministério Público do Trabalho (MPT) e a decisão do Tribunal Superior do Trabalho (TST) permitem a demissão por justa causa em caso de recusa.

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Documentos na admissãao para a gestão de benefícios e impostos

Além dos documentos básicos, o RH precisa coletar informações adicionais para gerenciar a folha de pagamento, os benefícios e os impostos de forma correta e sem erros.

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Comprovante de residência

Solicitado para manter o endereço do colaborador atualizado no cadastro da empresa e para fins de registro de benefícios como vale-transporte.

Certidão de nascimento ou casamento

Este documento é necessário para atualizar o estado civil do funcionário e para o registro de dependentes, que impactam o cálculo de benefícios e o imposto de renda.

Declaração de dependentes para imposto de renda

Com esta declaração, o RH pode ajustar o cálculo do imposto retido na fonte, garantindo que a tributação do colaborador seja feita de forma correta.

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Documentos para a segurança e verificação

Esses são os documentos utilizados na admissão que, embora nem sempre sejam estritamente obrigatórios para todos os cargos, são cruciais para a segurança da empresa.

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Atestado de saúde ocupacional (ASO)

Este atestado é exigido pela legislação trabalhista a partir do Programa de controle médico de saúde ocupacional (PCMSO), para garantir que o candidato está apto a desempenhar suas funções sem prejuízo à sua saúde.

Diplomas e certificados de qualificação

A solicitação desses documentos é fundamental para confirmar a formação acadêmica e profissional do candidato. É aqui que a checagem educacional se torna um passo fundamental.

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A verificação da autenticidade desses documentos é uma medida preventiva contra fraudes e garante que o profissional tenha as qualificações necessárias para o cargo.

Certidão de antecedentes

A solicitação de documentos é uma questão delicada e deve ser realizada com base em padrões éticos e em total conformidade com a LGPD.

Para otimizar esse processo, empresas especializadas oferecem consultas de antecedentes de forma automatizada, permitindo uma verificação rápida e segura.

Desse modo, é possível obter insights valiosos em minutos, minimizando os riscos de uma contratação equivocada.

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Fotografia 3×4

Embora seja um documento simples, a fotografia é usada para a confecção de crachás de identificação ou para o arquivo interno do colaborador.

A importância do consentimento e da conformidade com a LGPD

A coleta e o tratamento dos dados pessoais dos candidatos são uma responsabilidade que os setores de RH e Departamento Pessoal devem levar bastante a sério.

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Para que o processo de admissão seja transparente e seguro, é fundamental obter o consentimento do candidato para a coleta e o tratamento de seus dados, em conformidade com a LGPD.

Recolher documentos na admissão, deve ser um ato que respeita a privacidade dos dados do profissional é um indicativo da cultura de respeito e integridade da empresa.

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Agilidade e segurança na admissão

A admissão é um processo que exige atenção aos detalhes e conformidade.

A inserção de um candidato na empresa começa com a lista de documentos, mas a segurança do processo vai além, devendo focar na integridade da verificação.

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Para o setor de pessoas, a busca por agilidade e segurança é um processo constante e essencial para a melhoria contínua dos relacionamentos empresariais com seus funcionários.

Utilizar soluções que combinam a coleta de documentos com a checagem de antecedentes de forma automatizada e segura permitem que a equipe foque em atividades mais estratégicas, garantindo uma admissão tranquila e em total conformidade com a Lei.

Descubra como utilizar a checagem de antecedentes na sua operação e obter resultados otimizados nas suas contratações.