Como calcular e reduzir o custo de uma contratação

Contratar um novo colaborador parece simples, mas você já calculou o impacto real do custo de uma contratação no orçamento da empresa? 

O custo de contratação inclui despesas como anúncios de vagas, horas dedicadas pelo RH e gestores no processo seletivo, testes e dinâmicas, além de possíveis honorários de consultorias de recrutamento. Esses gastos, somados aos custos de integração e treinamento, tornam a contratação um investimento considerável para qualquer empresa.

Cada etapa, desde a divulgação da vaga até a integração do profissional, representa um investimento significativo. Além disso, uma contratação errada pode custar até 15 vezes o salário do colaborador!

Quantas contratações equivocadas sua empresa já fez? E quanto isso já custou em:

• Repetição de processos seletivos?
• Turnover nas alturas?
• Treinamentos desperdiçados?
• Produtividade em queda?
• Rescisões inesperadas?

Agora, pare e reflita: quanto dessas perdas poderiam ser evitadas se você tivesse informações mais precisas antes de contratar?

Aqui entra o KYE (Know Your Employee), um método essencial para avaliar o histórico, as competências e a idoneidade dos candidatos, reduzindo contratações erradas. 

E se sua empresa trabalha com fornecedores terceirizados ou consultorias de recrutamento, o KYP (Know Your Partner) também é fundamental para garantir parcerias confiáveis e alinhadas às suas políticas.

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O custo de contratação pode ser um grande vilão ou um investimento inteligente. A diferença está na forma como você conduz esse processo. 

Este artigo funciona como um guia prático para calcular e reduzir o custo de uma contratação. 

Se você quer recrutar melhor e gastar menos, continue lendo.

Por que calcular o custo do funcionário é essencial?

Quando você entende os custos reais de um funcionário, ganha clareza para tomar decisões mais inteligentes e eficientes. Esse cálculo é a base para otimizar o orçamento do RH, evitar desperdícios e direcionar recursos para onde realmente importa.

Um dos principais benefícios de calcular o custo do funcionário é a evidenciação de que uma contratação certa é valiosa porque gera impactos positivos em toda a organização. Um profissional bem escolhido não apenas entrega resultados, mas também contribui para o clima organizacional, reduz conflitos e inspira outros colaboradores. 

Ao investir em uma avaliação de candidatos mais precisa, utilizando o KYE (Know Your Employee), você aumenta as chances de acertar na escolha, retendo talentos que se alinham à cultura e aos objetivos da empresa.

Em conjunto com isso, a capacidade de reduzir o turnover é evidenciada. 

Turnover é uma métrica utilizada para medir a taxa de entrada e saída de colaboradores em uma empresa em um determinado período. Ele é calculado com base no número de demissões e contratações, refletindo a estabilidade ou a fluidez da equipe.

Outro benefício é a melhoria no planejamento estratégico. Saber exatamente quanto um colaborador custa permite que a empresa avalie se tem condições de expandir seu quadro de forma sustentável. 

Além do mais, facilita a definição de um orçamento realista para benefícios e treinamentos, garantindo que esses investimentos resultem em equipes mais engajadas e produtivas.

Calcular o custo do funcionário é uma ferramenta essencial para transformar o RH em um setor estratégico, capaz de gerar economia, eficiência e valor para a empresa.

Elementos do Cálculo do Custo do Funcionário

Para entender o custo de contratação de um funcionário, é essencial detalhar todos os elementos que compõem esse valor. Cada um desses componentes impacta diretamente o orçamento do RH e a saúde financeira da empresa. 

Vamos explorar cada item de forma específica:

1. Salário Bruto:

É o valor base pago ao colaborador, incluindo:  

• Salário mensal;  
• Horas extras;  
• Bônus ou comissões (se aplicável).  

Esse é o ponto de partida para calcular os demais custos.

2. Encargos Sociais e Impostos:

Esses custos são obrigatórios e podem representar até 40% do salário bruto. Incluem:  

• INSS: Contribuição previdenciária (20% a 22,5% sobre a folha de pagamento);  
• FGTS: 8% do salário mensal, depositado em uma conta vinculada ao funcionário;  
• 13º Salário: Equivalente a um salário adicional por ano;  
• Férias + 1/3 de férias: Valor correspondente a um mês de salário mais um terço desse valor;  
• Multas rescisórias: Em caso de demissão sem justa causa, a empresa pode pagar até 40% do FGTS acumulado.  

3. Benefícios:  

Os benefícios são parte fundamental do pacote oferecido ao colaborador e variam conforme a política da empresa. Entre os mais comuns estão:  

• Plano de saúde: Custo mensal por colaborador;  
• Vale-alimentação ou refeição: Valor diário ou mensal;  
• Vale-transporte: Custeio de até 6% do salário bruto;  
• Seguro de vida: Prêmio anual ou mensal;  
• Auxílio-creche: Para funcionários com filhos;  
• Gympass ou academias: Benefícios de bem-estar;  
• Outros benefícios: Como previdência privada, auxílio-educação, entre outros.  

4. Custos com Treinamento e Desenvolvimento:  

Investir em treinamento corporativo é essencial para o crescimento da equipe, mas também representa um custo significativo. Inclui:  

• Cursos e capacitações;  
• Programas de desenvolvimento de liderança;  
• Certificações profissionais;  
• Treinamentos técnicos ou de soft skills;  
• Custos com materiais e instrutores.  

5. Custos com Processo de Contratação: 

Antes mesmo de o colaborador começar, a empresa tem alguns gastos com:  

• Divulgação da vaga (anúncios em plataformas de recrutamento);  
• Horas dedicadas pelo RH e gestores no processo seletivo;  
• Testes, dinâmicas e entrevistas;  
• Honorários de consultorias de recrutamento (se aplicável).  

6. Custos Indiretos:  

Esses são os gastos que muitas vezes passam despercebidos, mas somam ao custo total. Alguns dos mais conhecidos são:

• Equipamentos: Computador, telefone, ferramentas de trabalho;  
• Infraestrutura: Espaço físico, energia, internet, água;  
• Uniforme ou EPIs: Quando necessário;  
• Softwares e licenças: Ferramentas utilizadas no dia a dia;  
• Custos administrativos: Despesas com folha de pagamento, gestão de benefícios, etc.  

7. Custos com Turnover:

Uma contratação errada pode gerar custos adicionais, como:  

• Repetição do processo seletivo;  
• Treinamentos desperdiçados;  
• Perda de produtividade durante a transição;  
• Custos com rescisão e novas contratações.  

Por que Tudo Isso Importa?  

Dominar esses elementos permite que o RH faça um cálculo preciso do custo de contratação, evitando surpresas no orçamento.

O KYE (Know Your Employee) e o KYP (Know Your Partner) ajudam a avaliar candidatos e fornecedores de forma mais assertiva, reduzindo o risco de contratações erradas e otimizando os investimentos.  

Ao entender e controlar esses elementos, você transforma o custo do funcionário em um investimento estratégico, garantindo mais eficiência e resultados para sua empresa.

Como Calcular o Custo do Funcionário?

Calcular o custo de um funcionário é essencial para uma gestão financeira eficiente. Veja um passo a passo detalhado para chegar ao valor total, incluindo benefícios, impostos e outros custos:

1. Calcule o Salário Bruto:

Some o salário mensal, horas extras e bônus (se aplicável).  

Exemplo: Salário de R$5.000 + R$500 (horas extras) = R$5.500.

2. Adicione os Encargos Sociais e Impostos: 

Exemplo: 

• INSS: 20% a 22,5% sobre a folha de pagamento (R$ 5.500 x 20% = R$ 1.100);  
• FGTS: 8% do salário bruto (R$ 5.500 x 8% = R$ 440);  
• 13º Salário: 1/12 do salário bruto por mês (R$ 5.500 ÷ 12 = R$ 458);  
• Férias + 1/3 de férias: 1/12 do salário bruto + 1/3 desse valor (R$458 + R$153 = R$611).  

Total de encargos: R$1.100 + R$440 + R$458 + R$611 = R$2.609.

3. Inclua os Benefícios:  

Some os valores mensais dos benefícios oferecidos.  

Exemplo:  

• Plano de saúde: R$300;  
• Vale-alimentação: R$600;  
• Vale-transporte: R$200.  

Total de benefícios: R$1.100.

4. Adicione Custos com Treinamento e Desenvolvimento:  

Calcule o valor mensal investido em treinamento corporativo.  

Exemplo: R$200 por mês.

5. Some Custos Indiretos:   

Inclua despesas como equipamentos, infraestrutura e softwares.  

Exemplo: R$300 por mês.

6. Calcule o Custo Total Mensal: 

Some todos os valores:  

• Salário bruto: R$ 5.500;  
• Encargos: R$2.609;  
• Benefícios: R$1.100;  
• Treinamento: R$200;  
• Custos indiretos: R$300.  

Custo total: R$5.500 + R$2.609 + R$1.100 + R$200 + R$300 = R$9.709 por mês.

Como reduzir esse custo?

Reduzir o custo do funcionário desde a contratação é essencial para otimizar o orçamento do RH e garantir a sustentabilidade financeira da empresa. 

Uma das formas mais eficientes de alcançar isso é por meio de uma avaliação de candidatos mais assertiva.

Veja estratégias práticas para diminuir esses gastos:

1. Invista em um Bom Processo de Seleção: 

Um processo seletivo bem estruturado evita contratações equivocadas, que podem custar até 15 vezes o salário do funcionário. Utilize ferramentas como:  

• Background Check: Verificação de antecedentes e histórico profissional;  
• Testes de habilidades: Avaliações técnicas e comportamentais;  
• Entrevistas estruturadas: Perguntas alinhadas ao perfil da vaga.  

Essas práticas aumentam as chances de acertar na escolha, reduzindo custos com turnover e retrabalho.

2. Use Tecnologia para Otimizar o Recrutamento:   

Ferramentas como plataformas de recrutamento digital e People Analytics ajudam a prever se um candidato se encaixa no perfil desejado.

3. Reduza o Turnover com Retenção de Talentos:

Manter os colaboradores engajados é mais barato do que contratar novos. Para isso:  

• Ofereça um ambiente de trabalho positivo;  
• Crie planos de carreira claros;  
• Invista em treinamento corporativo e desenvolvimento contínuo.  

Essas ações aumentam a satisfação dos funcionários, reduzindo a rotatividade e os custos associados.

4. Considere a Terceirização de Funções:  

Para funções específicas ou projetos temporários, a terceirização pode ser mais vantajosa do que uma contratação fixa. Isso reduz custos com encargos trabalhistas, benefícios e treinamentos.

Ao adotar essas estratégias, você não apenas reduz o custo de contratação, mas também transforma o processo em um investimento inteligente.

Reduzir custos não significa cortar qualidade: significa contratar de forma mais eficiente e estratégica.

A Importância de Avaliar Candidatos para Reduzir Custos: 

Contratar um novo funcionário envolve diversos custos, mas é possível reduzi-los com estratégias inteligentes de seleção e retenção.

Investir em uma avaliação de candidatos eficiente, utilizando ferramentas como: KYE (Know Your Employee) e KYP (Know Your Partner), ajuda a evitar turnover e garante contratações mais assertivas e práticas como Background Check e People Analytics minimizam riscos e otimizam o processo de recrutamento.  

Essas abordagens não só reduzem o custo de contratação, mas também fortalecem a retenção de talentos e o planejamento de benefícios, tornando o RH um setor estratégico para o crescimento da empresa.  

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