Como calcular e reduzir o custo de uma contratação

Contratar um novo colaborador parece simples, mas você já calculou o impacto real do custo de uma contratação no orçamento da empresa? 

Faça vocês mesmo a conta com a calculadora de custo de contratação

O custo de contratação inclui despesas como anúncios de vagas, horas dedicadas pelo RH e gestores no processo seletivo, testes e dinâmicas, além de possíveis honorários de consultorias de recrutamento. Esses gastos, somados aos custos de integração e treinamento, tornam a contratação um investimento considerável para qualquer empresa.

Cada etapa, desde a divulgação da vaga até a integração do profissional, representa um investimento significativo. Além disso, uma contratação errada pode custar até 15 vezes o salário do colaborador!

Quantas contratações equivocadas sua empresa já fez? E quanto isso já custou em:

• Repetição de processos seletivos?
• Turnover nas alturas?
• Treinamentos desperdiçados?
• Produtividade em queda?
• Rescisões inesperadas?

Agora, pare e reflita: quanto dessas perdas poderiam ser evitadas se você tivesse informações mais precisas antes de contratar?

Aqui entra o KYE (Know Your Employee), um método essencial para avaliar o histórico, as competências e a idoneidade dos candidatos, reduzindo contratações erradas. 

E se sua empresa trabalha com fornecedores terceirizados ou consultorias de recrutamento, o KYP (Know Your Partner) também é fundamental para garantir parcerias confiáveis e alinhadas às suas políticas.

Leia também: Due Diligence: Entenda o que é e como implementar

O custo de contratação pode ser um grande vilão ou um investimento inteligente. A diferença está na forma como você conduz esse processo. 

Este artigo funciona como um guia prático para calcular e reduzir o custo de uma contratação. 

Se você quer recrutar melhor e gastar menos, continue lendo.

Por que calcular o custo do funcionário é essencial?

Quando você entende os custos reais de um funcionário, ganha clareza para tomar decisões mais inteligentes e eficientes. Esse cálculo é a base para otimizar o orçamento do RH, evitar desperdícios e direcionar recursos para onde realmente importa.

Um dos principais benefícios de calcular o custo do funcionário é a evidenciação de que uma contratação certa é valiosa porque gera impactos positivos em toda a organização. Um profissional bem escolhido não apenas entrega resultados, mas também contribui para o clima organizacional, reduz conflitos e inspira outros colaboradores. 

Ao investir em uma avaliação de candidatos mais precisa, utilizando o KYE (Know Your Employee), você aumenta as chances de acertar na escolha, retendo talentos que se alinham à cultura e aos objetivos da empresa.

Em conjunto com isso, a capacidade de reduzir o turnover é evidenciada. 

Turnover é uma métrica utilizada para medir a taxa de entrada e saída de colaboradores em uma empresa em um determinado período. Ele é calculado com base no número de demissões e contratações, refletindo a estabilidade ou a fluidez da equipe.

Outro benefício é a melhoria no planejamento estratégico. Saber exatamente quanto um colaborador custa permite que a empresa avalie se tem condições de expandir seu quadro de forma sustentável. 

Além do mais, facilita a definição de um orçamento realista para benefícios e treinamentos, garantindo que esses investimentos resultem em equipes mais engajadas e produtivas.

Calcular o custo do funcionário é uma ferramenta essencial para transformar o RH em um setor estratégico, capaz de gerar economia, eficiência e valor para a empresa. Veja como calcular por meio dessa ferramenta!

Elementos do Cálculo do Custo do Funcionário

Para entender o custo de contratação de um funcionário, é essencial detalhar todos os elementos que compõem esse valor. Cada um desses componentes impacta diretamente o orçamento do RH e a saúde financeira da empresa. 

Vamos explorar cada item de forma específica:

1. Salário bruto: é o valor base pago ao colaborador, incluindo:  

• Salário mensal;  
• Horas extras;  
• Bônus ou comissões (se aplicável).  

Esse é o ponto de partida para calcular os demais custos.

2. Encargos sociais e impostos: esses custos são obrigatórios e podem representar até 40% do salário bruto. Incluem:  

• INSS: Contribuição previdenciária (20% a 22,5% sobre a folha de pagamento);  
• FGTS: 8% do salário mensal, depositado em uma conta vinculada ao funcionário;  
• 13º Salário: Equivalente a um salário adicional por ano;  
• Férias + 1/3 de férias: Valor correspondente a um mês de salário mais um terço desse valor;  
• Multas rescisórias: Em caso de demissão sem justa causa, a empresa pode pagar até 40% do FGTS acumulado.  

3. Benefícios: os benefícios são parte fundamental do pacote oferecido ao colaborador e variam conforme a política da empresa.

Entre os mais comuns estão:  

• Plano de saúde: Custo mensal por colaborador;  
• Vale-alimentação ou refeição: Valor diário ou mensal;  
• Vale-transporte: Custeio de até 6% do salário bruto;  
• Seguro de vida: Prêmio anual ou mensal;  
• Auxílio-creche: Para funcionários com filhos;  
• Gympass ou academias: Benefícios de bem-estar;  
• Outros benefícios: Como previdência privada, auxílio-educação, entre outros.  

Aproveite e leia também: Como selecionar os melhores benefícios para seu time além dos tradicionais

4. Custos com Treinamento e Desenvolvimento:  investir em treinamento corporativo é essencial para o crescimento da equipe, mas também representa um custo significativo.

• Cursos e capacitações para lifelong learning;
• Programas de desenvolvimento de liderança;  
• Certificações profissionais;  
• Treinamentos técnicos ou de soft skills;  
• Custos com materiais e instrutores.  

5. Custos com Processo de Contratação: antes mesmo de o colaborador começar, a empresa tem alguns gastos.   

• Divulgação da vaga (anúncios em plataformas de recrutamento);  
• Horas dedicadas pelo RH e gestores no processo seletivo;  
• Testes, dinâmicas e entrevistas;  
• Honorários de consultorias de recrutamento (se aplicável).  

Aqui, um ponto importante é escolher uma solução de checagem de antecedentes que use dados em tempo real para evitar que você tenha todo esse retrabalho e custos novamente.

6. Custos indiretos:  esses são os gastos que muitas vezes passam despercebidos, mas somam ao custo total.

Alguns dos mais conhecidos são:

• Equipamentos: Computador, telefone, ferramentas de trabalho;  
• Infraestrutura: Espaço físico, energia, internet, água;  
• Uniforme ou EPIs: Quando necessário;  
• Softwares e licenças: Ferramentas utilizadas no dia a dia;  
• Custos administrativos: Despesas com folha de pagamento, gestão de benefícios, etc.  

7. Custos com turnover:

Uma contratação errada pode gerar custos adicionais, como:  

• Repetição do processo seletivo;  
• Treinamentos desperdiçados;  
• Perda de produtividade durante a transição;  
• Custos com rescisão e novas contratações.  

Veja quanto custa uma contratação errada e saiba selecionar com mais assertividade.

Por que entender e analisar o custo da contratação? 

O cálculo preciso do custo de contratação te ajuda a identificar pontos de melhoria que evitam contratações erradas e, por consequência, reduzir custos.

Nesse sentido, avaliar candidatos e identificar os riscos presentes em seu antecedentes com um background check completo faz de você a pessoa estratégica.

A pessoa que transforma o “custo do funcionário” em um investimento, garantindo mais eficiência e resultados para sua empresa.

Exemplo prático de custo de um funcionário

Calcular o custo de um funcionário é essencial para uma gestão financeira eficiente.

Utilize nossa calculadora para fazer sua conta e veja um passo a passo detalhado:

1. Calcule o salário bruto

Some o salário mensal, horas extras e bônus (se aplicável).  

Exemplo: Salário de R$5.000 + R$500 (horas extras) = R$5.500.

2. Adicione os encargos sociais e impostos 

• INSS: 20% a 22,5% sobre a folha de pagamento (R$ 5.500 x 20% = R$ 1.100);  
• FGTS: 8% do salário bruto (R$ 5.500 x 8% = R$ 440);  
• 13º Salário: 1/12 do salário bruto por mês (R$ 5.500 ÷ 12 = R$ 458);  
• Férias + 1/3 de férias: 1/12 do salário bruto + 1/3 desse valor (R$458 + R$153 = R$611).  

Total de encargos: R$1.100 + R$440 + R$458 + R$611 = R$2.609.

3. Inclua os benefícios

Some os valores mensais dos benefícios oferecidos.  

• Plano de saúde: R$300;  
• Vale-alimentação: R$600;  
• Vale-transporte: R$200.  

Total de benefícios: R$1.100.

4. Adicione custos com treinamento e desenvolvimento:  

Calcule o valor mensal investido em reskillimg e upskilling.

Exemplo: R$200 por mês.

5. Some custos indiretos

Inclua despesas como equipamentos, infraestrutura e softwares.  

Exemplo: R$300 por mês.

6. Some todos os valores

• Salário bruto: R$ 5.500;  
• Encargos: R$2.609;  
• Benefícios: R$1.100;  
• Treinamento: R$200;  
• Custos indiretos: R$300.  

Custo total de exemplo: R$5.500 + R$2.609 + R$1.100 + R$200 + R$300 = R$9.709 por mês.

Como reduzir esse custo de uma contratação?

Uma das formas mais eficientes de reduzir esse custo é investir em um processo de análise de candidato eficiente. Isto é, que garante que a contratação será assertiva e não haverá retrabalhos.

Para isso, algumas estratégias práticas são:

1. Invista em um bom processo de seleção: 

Um processo seletivo bem estruturado evita contratações equivocadas, que podem custar até 15 vezes o salário do funcionário. Utilize ferramentas como:  

• Background Check: Verificação de antecedentes e histórico profissional;  
• Testes de habilidades: Avaliações técnicas e comportamentais;  
• Entrevistas estruturadas: Perguntas alinhadas ao perfil da vaga.  

Essas práticas aumentam as chances de acertar na escolha, reduzindo custos com turnover e retrabalho.

2. Use Tecnologia para Otimizar o Recrutamento:   

Ferramentas como plataformas de recrutamento digital e people Analytics ajudam a prever se um candidato se encaixa no perfil desejado.

3. Reduza o turnover com retenção de talentos:

Manter os colaboradores engajados é mais barato do que contratar novos.

• Ofereça um ambiente de trabalho positivo;  
• Crie planos de carreira claros;  
• Invista em treinamento corporativo e desenvolvimento contínuo.  

Essas ações aumentam a satisfação dos funcionários, reduzindo a rotatividade e os custos associados.

4. Considere a terceirização de funções  

Para funções específicas ou projetos temporários, a terceirização pode ser mais vantajosa do que uma contratação fixa. Isso reduz custos com encargos trabalhistas, benefícios e treinamentos.

Veja também como implementar a checagem de processos trabalhistas para reduzir problemas legais.

Ao adotar essas estratégias, você não apenas reduz o custo de contratação, mas também transforma o processo em um investimento inteligente.

Reduzir custos não significa cortar qualidade: significa contratar de forma mais eficiente e estratégica.

Como realizar uma análise completa do candidato?

Contratar um novo funcionário envolve diversas incertezas que se não forem verificadas podem gerar custos, mas é possível reduzi-los com uma checagem de antecedentes completa.

Investir nesse tipo de solução gera contratações mais assertivas, minimizam riscos e otimizam o processo de recrutamento.  

Quer otimizar os custos da sua equipe? Fale com nossos especialistas e agende o teste da nossa solução!