Guia prático de admissão no eSocial: o que mudou e como garantir conformidade

Usar o eSocial no processo de admissão é uma obrigação de todas as empresas.
Mas, apesar disso, é comum surgirem dúvidas e incertezas, muitas vezes por conta da dificuldade de acesso às informações dentro da própria plataforma.

Se você vai admitir um novo colaborador, já saiba: o eSocial é parte obrigatória do processo. E a admissão vai muito além de assinar a carteira de trabalho ou conferir se os documentos estão em conformidade (ainda que essa verificação continue sendo essencial).

O caminho mais eficiente para lidar com esse cenário é promover a integração entre áreas, especialmente entre RH, DP e jurídico. Essa colaboração precisa se tornar uma prática contínua nas empresas.

Para te ajudar nessa jornada, este artigo foi criado. Aqui, você vai entender o que mudou com o eSocial, quais são os principais desafios da admissão e, acima de tudo, como preparar sua empresa para realizar contratações em total conformidade com a legislação.

O que é o eSocial e por que ele afeta o processo de admissão?

O eSocial é um sistema do governo federal criado para unificar o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos empregadores. O seu objetivo é centralizar dados que antes eram enviados separadamente aos órgãos, tais como INSS, Receita Federal, Caixa Econômica e Ministério do Trabalho.

Ou seja, o eSocial transformou a forma como empresas lidam com admissões, demissões, folha de pagamento e obrigações acessórias.

E um dos pontos mais impactados foi a data de admissão, que agora deve ser informada antes do início efetivo das atividades do colaborador.

Portanto, se antes era possível admitir alguém e depois formalizar o registro, agora essa prática é considerada infração.

O evento S-2200 (cadastramento do vínculo e admissão do trabalhador) ou o S-2190 (admissão preliminar) precisa ser enviado ao sistema antes do primeiro dia de trabalho do novo colaborador.

A diferença entre eventos é que o S-2200 é o completo e o S-2190 o preliminar, sendo este último uma alternativa simplificada com envio posterior de dados complementares (apenas os complementares).

Além da garantia de maior controle por parte do governo, essa medida também coibe contratações informais, fraudes trabalhistas e atrasos em contribuições obrigatórias. No entanto, exige das empresas maior planejamento, comunicação interna eficiente e domínio dos prazos.

Quais documentos e dados são exigidos no eSocial?

Para garantir que a admissão de um novo colaborador esteja em conformidade com o eSocial, é fundamental reunir e validar uma série de informações antes do envio dos eventos obrigatórios.

A documentação do novo funcionário precisa estar completa e validada antes do envio ao eSocial. Assim como a comunicação entre os setores de RH, jurídico e liderança imediata deve ser ágil e eficiente para garantir que nenhuma admissão passe despercebida.

Além disso, garantir que toda a documentação esteja conforme e que o candidato não represente riscos para a organização é fundamental. Por isso, aplicar o background check antes da admissão é essencial. Essa verificação permite compreender o histórico completo do profissional, identificando possíveis antecedentes que, sem uma checagem adequada, poderiam passar despercebidos e colocar a empresa em situação de vulnerabilidade.

A seguir, estão os principais dados e documentos que devem ser organizados:

Informações cadastrais

• Nome completo, data de nascimento e CPF;
• Endereço atualizado com CEP;
• Grau de instrução;
• Número do PIS/PASEP;
• Nome da mãe;
• Nacionalidade.

Informações contratuais

• Data de admissão (lembrando: deve ser anterior ao início das atividades);
• Tipo de contrato (prazo determinado, indeterminado, intermitente, etc.);
• Cargo e CBO (Código Brasileiro de Ocupações);
• Salário base e informações sobre adicionais, comissões e benefícios;
• Regime de jornada de trabalho;
• Local de trabalho;
• Informações sobre o sindicato da categoria.

Documentos complementares

• RG, CPF e CTPS digital ou física;
• Comprovante de residência;
• Título de eleitor (em alguns casos);
• Atestado de saúde ocupacional (ASO admissional);
• Certificados ou diplomas (se exigido para o cargo);
• Documentos de dependentes (para fins de IR e benefícios);
• Declaração de opção ou não pelo vale-transporte.

Mais do que a coleta desses documentos, é preciso garantir a qualidade e consistência das informações, inconsistências cadastrais podem gerar rejeição do evento e, consequentemente, atrasos no processo.

Essa etapa é onde muitas empresas erram por falta de padronização ou por confiar demais em processos informais. Automatizar essa coleta e manter um checklist digital é uma prática que pode reduzir falhas e retrabalho.

O que acontece se sua empresa não se adaptar ao eSocial?

Ignorar ou tratar com descuido as exigências do eSocial, pode trazer sérios problemas para sua organização, não só em termos financeiros. As penalidades são vistas primeiro, mas os efeitos de maior impacto envolvem a perda de controle sobre os processos, aumento da insegurança jurídica e desgaste da reputação da empresa, o que acontece no longo prazo.

Veja os principais riscos:

• Multas automáticas: o envio fora do prazo da admissão (evento S-2200) pode gerar penalidades que variam conforme o tempo de atraso e a reincidência. A fiscalização está cada vez mais digital e precisa.
• Passivos trabalhistas: um erro na admissão pode comprometer todo o vínculo trabalhista. Isso abre brechas para ações judiciais, questionamentos sobre vínculo e fraudes.
• Desorganização interna: a falta de padronização no processo admissional gera retrabalho, falhas de comunicação entre áreas e gargalos na rotina de RH.
• Perda de confiança institucional: tanto candidatos quanto colaboradores percebem quando o processo de entrada é bagunçado. Isso impacta diretamente a imagem da empresa como marca empregadora.

Adaptar-se ao eSocial é uma obrigação legal e uma oportunidade de profissionalizar o processo de admissão, integrar áreas, reduzir riscos e construir uma cultura de conformidade.

E se esse conteúdo fez sentido com a realidade da sua empresa, não deixe de se inscrever na nossa newsletter e ficar por dentro das atualizações de mercado.