Saiba como funciona o CAGED em contratações

A busca por talentos é uma das tarefas mais importantes do RH, mas também uma das mais desafiadoras.

Um RH estruturado dificilmente confia apenas no currículo ou nas informações fornecidas pelo próprio candidato, pois sabe que é um risco que pode ser evitado.

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Nesse cenário, surge a necessidade de obter dados com alta granularidade e verificáveis sobre a jornada profissional de um candidato para garantir contratações seguras e alinhadas aos objetivos da empresa.

No Brasil, o CAGED (cadastro geral de empregados e desempregados) sempre foi uma das fontes mais conhecidas e utilizadas para checagem de histórico profissional. Ele oferece dados relevantes sobre admissões e desligamentos de trabalhadores, permitindo ao RH confirmar parte do histórico profissional apresentado.

Por isso, este artigo tem o objetivo de mostrar como consultar o CAGED em contratações e como esse processo pode ser utilizado na verificação de dados profissionais e por que é necessário ir além dessa base de informações para realmente proteger sua empresa contra riscos trabalhistas, fraudes e contratações equivocadas.

O que é o CAGED, como funciona e qual sua importância

O CAGED, que significa Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, é um sistema criado pelo Governo Federal para fornecer dados sobre o mercado de trabalho formal.

A sua função principal é monitorar as contratações e demissões no regime da CLT, o que ajuda na organização de políticas públicas, como o seguro-desemprego.

O sistema funciona como um grande banco de dados, onde são registradas todas as movimentações de trabalhadores com carteira assinada, incluindo data de admissão e demissão, cargo e salário.

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Com a chegada do eSocial, as empresas enviam essas informações diretamente por lá, simplificando a rotina do departamento pessoal.

A consulta do CAGED em contratações é importante tanto para o governo quanto para os trabalhadores, porém para o governo, ele serve como uma ferramenta de monitoramento do mercado de trabalho, e para o trabalhador, o registro no CAGED é essencial para a garantia de direitos como o seguro-desemprego e o FGTS.

Como realizar a consulta ao CAGED em contratações

A consulta ao CAGED em contratações pode ser feita diretamente no site oficial do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Lá, é possível acessar os registros de admissões, desligamentos e vínculos empregatícios informados pelas empresas ao governo.

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Para o RH, essa consulta é uma forma de confirmar parte do histórico profissional apresentado pelo candidato, validando informações como datas de entrada e saída, funções ocupadas e se houve rescisões formais registradas.

No entanto, vale lembrar que o CAGED é apenas uma base oficial de dados trabalhistas e não substitui uma checagem completa de antecedentes. Ele deve ser usado como apoio no processo de contratação, aliado a outras ferramentas de verificação, como o background check, para garantir maior segurança e conformidade jurídica.

CAGED em contratações e a integração com o eSocial

Antes, as empresas precisavam transmitir ao CAGED cada movimentação de forma separada. Isso mudou a partir de janeiro de 2020, quando a Portaria/MTP nº 671/2021 determinou que a obrigação passou a ser cumprida diretamente pelo eSocial.

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Na prática, as empresas dos grupos 1, 2 e 3 foram as primeiras a adotar o novo formato:

• Grupo 1: empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões;
• Grupo 2: empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões (exceto Simples Nacional);
• Grupo 3: micro e pequenas empresas do Simples, MEIs e organizações sem fins lucrativos.

Já em fevereiro de 2023, o Grupo 4 (pessoas jurídicas de direito público e organizações internacionais) também passou a registrar admissões e desligamentos apenas pelo eSocial.

Essa mudança simplificou a rotina do RH e do Departamento Pessoal, mas exige atenção aos prazos para evitar inconsistências nas obrigações trabalhistas.

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Quem deve declarar o CAGED

Com a integração do CAGED em contratações ao eSocial, as informações antes enviadas ao Cadastro Geral passaram a ser obrigatoriamente registradas no novo sistema.

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Isso vale para qualquer movimentação de trabalhadores sob regime da CLT, abrangendo diferentes tipos de empregadores e vínculos formais.

Na prática, precisam declarar:

• Empresas privadas que contratam celetistas;
• Órgãos públicos que contratam funcionários pela CLT;
• Empregadores domésticos;
• Organizações sem fins lucrativos com empregados formais;
• Trabalhadores rurais regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural;
• Contratações específicas, como menor aprendiz e contratos por prazo determinado.

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Prazos e consequências do CAGED em contratações

O Governo Federal estabelece prazos diferentes para envio das informações ao CAGED em contratações, e o RH precisa estar atento a cada um deles:

• CAGED diário: admissões de trabalhadores que estejam recebendo seguro-desemprego devem ser informadas até um dia após a entrada em atividade;
• CAGED mensal: demais admissões, desligamentos e transferências precisam ser registradas até o dia 7 do mês subsequente ao ocorrido.

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Não cumprir essas obrigações pode trazer consequências sérias, como:

• Irregularidade da empresa perante a fiscalização trabalhista;
• Dificuldades para concessão do seguro-desemprego aos empregados;
• Multas previstas no artigo 10 da Lei nº 4.923, que variam de ⅓ do salário-mínimo por empregado a penalizações progressivas se o atraso for superior a 30 dias.

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Como transmitir o CAGED

Se a sua empresa ainda se enquadra na obrigatoriedade, existem duas formas principais de transmitir as informações ao CAGED em contratações:

• Programa ACI: indicado para empresas sem folha de pagamento. Basta acessar o site oficial, baixar o programa de preenchimento, ACI, incluir admissões, desligamentos e transferências, e transmitir a declaração.
• Formulário eletrônico do CAGED (FEC): voltado para empregadores com até 36 movimentações por declaração.

Após o envio, o empregador deve guardar o recibo de entrega e o extrato da movimentação processada, que comprovam o cumprimento da obrigação. Já as empresas que migraram para o eSocial devem transmitir as informações diretamente por lá.

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Mudanças pós-reforma trabalhista

A reforma trabalhista de 2017 trouxe impactos diretos no CAGED em contratações. Entre eles:

• Inclusão de novos modelos de trabalho, como home office e contrato intermitente, que também precisam ser declarados;
• Simplificação na rescisão de contratos, com menos burocracia e mais agilidade;
• Ajustes na forma de registrar admissões e desligamentos, para garantir que todos os vínculos sejam processados corretamente.

Essas mudanças facilitaram processos para o RH, mas exigem atenção redobrada no envio das informações.

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Como regularizar CAGED em atraso

Mesmo com prazos definidos, muitas empresas acabam perdendo o prazo de envio do CAGED em contratações. Quando isso acontece, o RH deve:

1. Acessar o portal e enviar a declaração pendente;
2. Emitir o DARF (Documento de Arrecadação da Receita Federal) com a multa gerada;
3. Efetuar o pagamento para regularizar a situação.

Vale lembrar que a multa varia de acordo com o número de funcionários e o tempo de atraso. Se a empresa não se regularizar, o Ministério do Trabalho pode aplicar penalizações ainda maiores.

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Por isso, a organização e o acompanhamento dos prazos são fundamentais para evitar prejuízos financeiros e riscos legais.

Conclusão

O CAGED em contratações continua sendo uma ferramenta importante para validação de vínculos formais e atendimento às obrigações legais.

Porém, quando pensamos em segurança no processo seletivo, ele se mostra limitado, fornecendo apenas dados básicos de admissões e desligamentos, sem contemplar aspectos mais amplos da trajetória profissional ou possíveis riscos ocultos.

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Por isso, empresas que desejam contratações mais seguras e estratégicas precisam ir além. A combinação de diferentes fontes de dados, integrada a soluções de background check automatizado, oferece uma visão muito mais completa do candidato.

Isso garante decisões embasadas, redução de riscos trabalhistas e maior conformidade jurídica.

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