Como realizar a homologação de fornecedores em 8 passos

A homologação de fornecedores é um processo que tem como o objetivo principal garantir que os fornecedores sejam confiáveis, capazes e qualificados para fornecer os produtos ou soluções necessárias para o funcionamento da empresa.   

Você sabia que por conta da falta de due diligence ao contratar um fornecedor a Jack in The Box precisou lidar com multas milionárias, queda de 6% nas ações e mídias negativas? Ou ainda que a marca Aurora de bebidas com uva teve queda de 10% de vendas porque seu fornecedor praticava trabalho escravo?

É essas são situações que também pode acontecer com sua empresa, caso você não verifique adequadamente seus fornecedores.

O processo de homologação não é só uma etapa de adequação as normas, mas também garante a sua empresa proteção legal e evita que ela precise lidar com prejuízos financeiros e riscos reputacionais.

Quer entender como realizar esse processo? Continue sua leitura!

O que de fato é a homologação de fornecedores

A homologação de fornecedores é um processo pelo qual as empresas avaliam e tomam decisões em relação aos fornecedores.

Isto ocorre para garantir que atendam aos requisitos de qualidade, segurança, conformidade regulatória e outros padrões essenciais para atender às suas necessidades comerciais e de segurança da empresa. 

Mas, mais do que isso, esse processo te ajuda a realizar o Know Your Supplier de forma eficiente.

Isso quer dizer que, ao homologar o fornecedor ou parceiro, você pode ganhar previsibilidade sobre os riscos que aquela empresa pode oferecer a sua como:

• Má conduta na execução dos serviços;
• Processos legais e custos inesperados;
• Envolvimento em esquemas fraudulentos, internos ou externos;
• Riscos reputacionais por associação.

Leia também: 5 sinais de que sua empresa precisa investir em background check

Por que devo realizar a homologação de fornecedores?

A primeira razão para investir nesse processo é simples: tomar uma decisão sobre um fornecedor (devo contratar ou não) é um processo de extrema responsabilidade.

Nesse sentido, ter informações sobre ele como o histórico de processos ou presença em listas restritivas, por exemplo, pode informar sua decisão.

Pense que quantos mais dados você tiver sobre ele, melhor e mais embasada será a sua tomada de decisão. Isso vai te ajudar a minimizar erros e evitar que problemas futuros sejam sua responsabilidade.

Imagine que precisa contratar um fornecedor para a empresa de garrafas que você trabalha. Você não vai estar só contratando a empresa parceira, mas vai estar contratando o que o fornecedor vai oferecer, qualidade, prazos, boa conduta.

Então, pense, se você contratar algum fornecedor de forma incorreta, tudo isso também será afetado.

Por isso, é importante avaliar empresas fornecedoras que geram prejuízos, perda de tempo e dinheiro, danos à reputação da empresa e claro a reduzir riscos que colocam em ameaça a sua operação.

Como realizar a homologação de fornecedores em 10 passos

Mesmo sendo muito importante e indispensável, não é possível dizer que a homologação de fornecedores é um processo simples. Na verdade, a homologação de fornecedores pode ser um processo demorado e exigente.

Por essa razão, é importante realizar esse processo por meio de 10 passos indispensáveis para minimizar riscos e garantir a qualidade dos produtos e serviços do seu fornecedor. Confira abaixo! 

1 –  Defina os critérios de seleção

Para começar a homologação de fornecedores, é interessante definir quais são os critérios que vão ser avaliados pela empresa.

Isto é, quais informações serão analisadas como certificações e licenças, qualidade dos produtos, prazos de entrega, entre outros.

Leia também: Parametrização de riscos: Por que classificar ocorrências em seu KYP

2 –  Realize uma pesquisa de fornecedores que atendam aos critérios definidos

Para seguir com esse processo, é necessário realizar uma pesquisa ampla de mercado, verificando diferentes fornecedores.

Assim, é possível identificar qual empresa fornecedora tem mais identificação com os valores, critérios de segurança e padrões de qualidade da sua. Uma boa dica para fazer isso é procurar por referências no mercado, pela internet, indicações, entre outros. 

3 – Solicite informações ao possível fornecedor

Solucione todas suas dúvidas e questões com a parceria de interesse. Isto pode ser feito por meio do envio de um questionário para coletar informações sobre a empresa, seus produtos, serviços, prazos de entrega, entre outros dados relevantes.

4 – Verifique os antecedentes do fornecedor

O histórico do seu fornecedor pode falar muito sobre ele. Então, verifique seus antecedentes, isto é, veja se ele tem processos criminais, trabalhistas, se seu histórico financeiro está positivo, se possui as licenças necessárias para operar.

6- Verifique as certificações

Durante a checagem de fornecedores, é importante analisar registros e certificados que autorizam a empresa a oferecer determinados produtos e serviços. Com isso, você garante a qualidade do serviço e evita possíveis problemas de regulamentação. 

Para isso é legal conhecer os 5 tipos de background check para avaliar empresas

7 – Faça uma análise financeira

Confira e analise a capacidade financeira do fornecedor. Isto significa verificar a saúde financeira da empresa fornecedora, garantindo que ela esteja estável e que não esteja envolvida em atos ilícitos e golpes financeiros como lavagem de dinheiro. 

8 – Negocie e conheça todas as condições

Uma vez que a empresa fornecedora seja selecionada, é importante negociar e acordar todos os pontos da relação. Ou seja, estabelecer normas, diretrizes, condições de fornecimento, preços, prazos e formas de pagamento.

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10 – Monitore o desempenho do fornecedor

Mesmo depois de finalizar a negociação e assinar o contrato, é importante manter o monitoramento do desempenho dos fornecedores ao longo do tempo.

Com isso, é possível garantir que eles estão cumprindo as condições estabelecidas no contrato, atendendo às expectativas da empresa e respeitando normas, diretrizes e legislações.

Dessa maneira, seguindo esses 10 passos, é possível realizar uma homologação de fornecedores eficiente e garantir uma parceria de sucesso com empresas que são, de fato, confiáveis e alinhadas às necessidades da sua empresa.

Além disso, vale ratificar que esse processo ainda ajuda a minimizar os riscos e garantir a qualidade dos produtos e serviços para sua empresa e para seus clientes. 

Muito interessante, não é mesmo?

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