O que é Know Your Supplier (KYS) e qual a importância?

O Know Your Supplier (KYS) é uma prática que ajuda a garantir que as empresas mantenham relações comerciais saudáveis e seguras com seus fornecedores. Além disso, serve também para ajudar a minimizar riscos, garantindo a conformidade com regulamentos e leis aplicáveis.

A fim de promover transparência e promover proteção para sua  empresa, o KYS pode ser uma ferramenta bastante positiva. Portanto, é necessário desenvolvê-la e torná-la um hábito em sua empresa. 

Preparamos para você um artigo completo sobre do que se trata esse conceito e como aplicá-lo em sua empresa, colaborando com sua segurança. Confira a seguir! 

O que é Know Your Supplier (KYS) 

Know Your Supplier (KYS), traduzido como  “Conheça seu fornecedor” é uma forma de verificar e avaliar as condições que um fornecedor possui, antes de estabelecer uma relação de negócios com ele. Assim, é um processo que tem como principal objetivo ajudar as empresas a conhecer melhor seus fornecedores e avaliar os riscos potenciais que eles podem representar.

As principais informações verificadas pelo Know Your Supplier (KYS) são dados financeiros, informações sobre conformidade e de segurança da empresa fornecedora. Tais informações são meios de ter embasamento acerca da transparência dessa relação e, portanto, são verificados a fim de minimizar os riscos associados a este tipo de parceria.

A importância do Know Your Supplier (KYS) 

Know Your Supplier é essencial para as instituições, visto que ele é uma ferramenta que visa ajudar as empresas a tomarem melhores decisões sobre quem escolher como fornecedor e como gerenciar essa relação de forma eficaz.

Com isso, o Know Your Supplier (KYS) torna-se primordial para o funcionamento de outros pontos, além da segurança na relação. Isso porque o KYS  auxilia, também, a mitigar riscos de fraude, corrupção, conformidade e segurança, assim como melhorar a qualidade dos produtos e serviços fornecidos e ajudar a garantir a conformidade com regulamentos e leis aplicáveis.

Além disso, podemos ver os efeitos do Know Your Supplier (KYS) para:

1.  Evitar riscos reputacionais 

Ao conhecer seus fornecedores por meio da avaliação de riscos, você pode evitar trabalhar com fornecedores que não sejam eticamente ou legalmente responsáveis. Ou seja, fornecedores que, ao se relacionar, você pode acabar tendo problemas e prejudicar a imagem da sua marca.

2. Qualidade dos produtos

Realizando a avaliação de fornecedores e conhecendo bem o perfil dos fornecedores é possível compreender como será a qualidade dos produtos. Assim, avaliando se é compatível aos padrões da sua empresa. 

3. Segurança dos produtos

Ao checar seu fornecedor, é possível avaliar se eles produzem produtos seguros e seguem regulamentos de segurança relevantes. Desse modo, evitando que você tenha prejuízos significativos na empresa ou ainda que sofra riscos reputacionais.

4. Prevenção de fraudes

Ao verificar a segurança da relação com seu fornecedor, você pode identificar possíveis fraudes ou atividades ilegais. Isso porque, caso a verificação aponte algum ato ilícito e registro criminais, é mais prático tomar a decisão e proteger a sua empresa.

Sabendo disso, podemos recomendar o Know Your Supplier como um processo de importância para todas as empresas. Isto, independentemente do tamanho ou setor, assim como também é, particularmente, indispensável para as empresas que trabalham com fornecedores internacionais, onde os riscos são ainda maiores.

Como implementar o Know Your Supplier (KYS) em sua empresa 

O primeiro passo para implantar o Know Your Supplier (KYS) em sua empresa é estabelecer políticas e procedimentos claros e rigorosos de segurança e proteção. Isso pode ser feito por meio de treinamentos e capacitações que promovam o conhecimento da equipe acerca dessas normas e, também, pela estruturação dos 10 pilares de um Programa de Compliance. 

Uma vez feito isto, o próximo passo é avaliar e monitorar os fornecedores por meio de dados e informações. Assim, os interessados devem coletar essas informações precisas e atualizadas sobre a empresa fornecedora e avaliar como elas impactam em sua organização, se apresentam riscos ou não.  

Caso algum risco seja apontado, cabe aos responsáveis identificá-lo e reportá-lo à equipe de compliance ou área de proteção e segurança da empresa. Assim, uma vez que de conhecimento geral, a empresa poderá tomar uma decisão e avaliar se esse risco encerra uma possível parceria ou não é tão preocupante e, portanto, é possível dar continuidade à relação. 

Além disso, as empresas precisam comunicar claramente suas expectativas e exigências aos fornecedores, previamente, ou seja, antes de fechar a parceria por meio de um contrato. Tal ação permite e estabelece a colaboração com eles para garantir que todos os requisitos de conformidade e segurança sejam cumpridos.

Veja também: Abordagem Baseada em Risco (ABR): o que é e como aplicar

O processo de Know Your Supplier (KYS) e nossas soluções 

Como vimos, o Know Your Supplier é um processo detalhado para verificar previamente todos os dados sobre seu possível fornecedor e, também, mitigar riscos, o que o torna algo bem trabalhoso e denso. Entretanto, nós temos soluções que otimizam todo esse processo e deixam essa verificação muito mais simples.

Por exemplo, por meio de nosso Background Check e através de nossos produtos de listas restritivas e identificação de Pessoas Expostas Politicamente (PEPs), podemos verificar em mais de 200 fontes dados acerca de seu fornecedor. Assim, identificamos possíveis atos ilícitos ou atividades irregulares que ele já possa ter cometido em outras relações comerciais. 

Com isso, conseguimos gerar resultados mais completos e detalhados sobre o histórico de seus fornecedores que funcionam como o embasamento para sua tomada de decisão. Isso tudo de maneira 100% automatizada e indicando o nível do risco, entre baixo e alto, se ele for existente.

Dessa maneira, você pode proteger sua empresa de estar relacionada a parceiros e fornecedores que estão em condição inadequada às leis e, também, protegê-la de fraudes e golpes que ela está vulnerável. Assim, promovendo segurança, transparência e escalabilidade para sua instituição e equipes.   

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