Como realizar a homologação de fornecedores em 10 passos

A homologação de fornecedores é um processo que deve ser realizado pelas empresas para selecionar e aprovar fornecedores que atendam aos seus critérios de qualidade e segurança. Nesse sentido, o objetivo principal da homologação é garantir que os fornecedores sejam confiáveis, capazes e qualificados para fornecer os produtos ou soluções necessárias para o funcionamento da empresa.   

No cenário atual, as fraudes e golpes são desafios complicados para as empresas que precisam trabalhar maneiras e métodos de se prevenir contra essas ameaças. Em relação a parcerias com fornecedores, por exemplo, é indispensável que as instituições realizem processos de verificação para garantir que seus potenciais fornecedores não representem nenhum tipo de risco para elas. 

Sabendo disso, a homologação de fornecedores é um processo que vem sendo adotado para garantir a prevenção desses atos ilícitos. Esse processo deve ser feito com muita cautela e atenção, utilizando e seguindo alguns passos super importantes para o resultado positivo do processo. 

O que é homologação de fornecedores

A homologação de fornecedores é um processo pelo qual as empresas avaliam e tomam decisões em relação aos fornecedores. Isto ocorre para garantir que atendam aos requisitos de qualidade, segurança, conformidade regulatória e outros padrões essenciais para atender às suas necessidades comerciais e de segurança da empresa. 

Assim, uma vez que um fornecedor tenha sido homologado, ou seja verificado por meio de um processo de Know Your Partner, pode-se afirmar que ele representa um parceiro confiável e que não apresenta riscos. Com isso, ele pode ser considerado uma ótima parceria para fornecer produtos e serviços.

Sob este aspecto, é possível afirmar que a homologação de fornecedores também pode ajudar a reduzir o risco de atrasos ou falhas no fornecimento, bem como garantir a qualidade dos produtos e serviços entregues. Isto é uma vantagem que auxilia também a melhorar e construir uma ótima credibilidade e reputação da empresa no mercado. 

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A importância da homologação de fornecedores

Esse processo de homologação de fornecedores funciona por meio da checagem de algumas informações do histórico e perfil do fornecedor. Nesse sentido, são realizados diversos tipos de análises, como capacidade financeira, por meio da análise de crédito e verificação de dados de segurança e conformidade com as leis.  

Além disso, por meio dessas checagens detalhadas, é possível buscar o histórico de entrega e qualidade dos produtos e soluções, assim como a capacidade que os fornecedores têm de atender as demandas. Portanto, por meio desse processo é possível averiguar considerações relevantes para a negociação da parceria com fornecedores e mitigar riscos prejudiciais à sua instituição. 

Por essas razões, garantindo o acesso da empresa a produtos e serviços de qualidade e confiáveis, a homologação de fornecedores é super importante. Assim, as empresas evitam se relacionar com empresas fornecedoras que geram prejuízos, perda de tempo e dinheiro, danos à reputação da empresa e claro a reduzir riscos que colocam em ameaça a segurança dos funcionários e clientes. 

Como realizar a homologação de fornecedores em 10 passos

Mesmo sendo muito importante e indispensável, não é possível dizer que a homologação de fornecedores é um processo simples. Na verdade, a homologação de fornecedores pode ser um processo demorado e exigente.

Por essa razão, é importante realizar esse processo por meio de 10 passos indispensáveis para minimizar riscos e garantir a qualidade dos produtos e serviços do seu fornecedor. Confira abaixo! 

1 –  Defina os critérios de seleção

Para começar a homologação de fornecedores, é interessante definir quais são os critérios que vão ser avaliados pela empresa. Isto é, quais informações serão analisadas como certificações, qualidade dos produtos, prazos de entrega, entre outros.

2 –  Realize uma pesquisa de fornecedores que atendam aos critérios definidos

Para seguir com esse processo, é necessário realizar uma pesquisa ampla de mercado, verificando diferentes fornecedores. Assim, é possível identificar qual empresa fornecedora tem mais identificação com os valores, critérios de segurança e padrões de qualidade da sua. Uma boa dica para fazer isso é procurar por referências no mercado, pela internet, indicações, entre outros. 

3 – Solicite informações ao possível fornecedor

Solucione todas suas dúvidas e questões com a parceria de interesse. isto pode ser feito por meio do envio de um questionário para coletar informações sobre a empresa, seus produtos, serviços, prazos de entrega, entre outros dados relevantes. Este processo pode demandar tempo, por isso é recomendado investir em alguma solução de verificação de histórico automatizada que analise estes e outros dados de maneira ágil. 

4 – Analise as informações geradas

Uma vez que essa checagem acerca das informações seja feita, é preciso analisar com cuidado as informações e resultados gerados. Ou seja, verificar que os dados indicam que o fornecedor atende aos critérios definidos.

Uma boa alternativa para fazer isto de modo preciso, com informações mais detalhadas que o usual e completas, é optar por soluções automatizadas. Nossa solução de Background Check, por exemplo, realiza diversos tipos de análises – personalizadas de acordo com suas necessidades e demandas – que resultam em informações precisas e descritivas sobre a pesquisa, o que ajuda muito em uma tomada de decisão mais assertiva e segura. 

5 – Realize uma reunião 

Outro passo muito interessante para a homologação de fornecedores é se reunir com representantes da empresa parceira para discutir interesses e expectativas da negociação. Assim, você poderá conhecer mais sobre a empresa, sua infraestrutura, expectativas e histórico. 

6- Verifique as certificações

Durante a checagem de fornecedores, é importante analisar registros e certificados que autorizam a empresa a oferecer determinados produtos e serviços. Com isso, você garante a qualidade do serviço e evita possíveis problemas de regulamentação. 

7 – Faça uma análise financeira

Confira e analise a capacidade financeira do fornecedor. Isto significa verificar a saúde financeira da empresa fornecedora, garantindo que ela esteja estável e que não esteja envolvida em atos ilícitos e golpes financeiros como lavagem de dinheiro. 

8 – Negocie e conheça todas as condições

Uma vez que a empresa fornecedora seja selecionada, é importante negociar e acordar todos os pontos da relação. Ou seja, estabelecer normas, diretrizes, condições de fornecimento, preços, prazos e formas de pagamento.

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9 – Formalize o contrato

Em seguida, é importante traduzir essa negociação para um documento oficial, um contrato. Assim, formalize um contrato que estabeleça as condições acordadas entre a empresa e o fornecedor, esclarecendo e detalhando todos os detalhes do acordo. 

10 – Monitore o desempenho

Mesmo depois de finalizar a negociação e assinar o contrato, é importante manter o monitoramento do desempenho dos fornecedores ao longo do tempo, Com isso, é possível garantir que eles estão cumprindo as condições estabelecidas no contrato,  atendendo às expectativas da empresa e respeitando normas, diretrizes e legislações.

Dessa maneira, seguindo esses 10 passos, é possível realizar uma homologação de fornecedores eficiente e garantir uma parceria de sucesso com empresas que são, de fato, confiáveis e alinhadas às necessidades da sua empresa. Além disso, vale ratificar que esse processo ainda ajuda a minimizar os riscos e garantir a qualidade dos produtos e serviços para sua empresa e para seus clientes. 

Muito interessante, não é mesmo? Para saber mais sobre como realizar esse processo por meio de soluções automatizadas que agilizam os passos da homologação de fornecedores e resultam em informações completas, confira nossos site.