Publicado em
04/05/2023
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A homologação de fornecedores é um processo que deve ser realizado pelas empresas para selecionar e aprovar fornecedores que atendam aos seus critérios de qualidade e segurança. Nesse sentido, o objetivo principal da homologação é garantir que os fornecedores sejam confiáveis, capazes e qualificados para fornecer os produtos ou soluções necessárias para o funcionamento da empresa.
No cenário atual, as fraudes e golpes são desafios complicados para as empresas que precisam trabalhar maneiras e métodos de se prevenir contra essas ameaças. Em relação a parcerias com fornecedores, por exemplo, é indispensável que as instituições realizem processos de verificação para garantir que seus potenciais fornecedores não representem nenhum tipo de risco para elas.
Sabendo disso, a homologação de fornecedores é um processo que vem sendo adotado para garantir a prevenção desses atos ilícitos. Esse processo deve ser feito com muita cautela e atenção, utilizando e seguindo alguns passos super importantes para o resultado positivo do processo.
A homologação de fornecedores é um processo pelo qual as empresas avaliam e tomam decisões em relação aos fornecedores. Isto ocorre para garantir que atendam aos requisitos de qualidade, segurança, conformidade regulatória e outros padrões essenciais para atender às suas necessidades comerciais e de segurança da empresa.
Assim, uma vez que um fornecedor tenha sido homologado, ou seja verificado por meio de um processo de Know Your Partner, pode-se afirmar que ele representa um parceiro confiável e que não apresenta riscos. Com isso, ele pode ser considerado uma ótima parceria para fornecer produtos e serviços.
Sob este aspecto, é possível afirmar que a homologação de fornecedores também pode ajudar a reduzir o risco de atrasos ou falhas no fornecimento, bem como garantir a qualidade dos produtos e serviços entregues. Isto é uma vantagem que auxilia também a melhorar e construir uma ótima credibilidade e reputação da empresa no mercado.
Veja também: Riscos Reputacionais: saiba o que são e como evitá-los
Esse processo de homologação de fornecedores funciona por meio da checagem de algumas informações do histórico e perfil do fornecedor. Nesse sentido, são realizados diversos tipos de análises, como capacidade financeira, por meio da análise de crédito e verificação de dados de segurança e conformidade com as leis.
Além disso, por meio dessas checagens detalhadas, é possível buscar o histórico de entrega e qualidade dos produtos e soluções, assim como a capacidade que os fornecedores têm de atender as demandas. Portanto, por meio desse processo é possível averiguar considerações relevantes para a negociação da parceria com fornecedores e mitigar riscos prejudiciais à sua instituição.
Por essas razões, garantindo o acesso da empresa a produtos e serviços de qualidade e confiáveis, a homologação de fornecedores é super importante. Assim, as empresas evitam se relacionar com empresas fornecedoras que geram prejuízos, perda de tempo e dinheiro, danos à reputação da empresa e claro a reduzir riscos que colocam em ameaça a segurança dos funcionários e clientes.
Mesmo sendo muito importante e indispensável, não é possível dizer que a homologação de fornecedores é um processo simples. Na verdade, a homologação de fornecedores pode ser um processo demorado e exigente.
Por essa razão, é importante realizar esse processo por meio de 10 passos indispensáveis para minimizar riscos e garantir a qualidade dos produtos e serviços do seu fornecedor. Confira abaixo!
Para começar a homologação de fornecedores, é interessante definir quais são os critérios que vão ser avaliados pela empresa. Isto é, quais informações serão analisadas como certificações, qualidade dos produtos, prazos de entrega, entre outros.
Para seguir com esse processo, é necessário realizar uma pesquisa ampla de mercado, verificando diferentes fornecedores. Assim, é possível identificar qual empresa fornecedora tem mais identificação com os valores, critérios de segurança e padrões de qualidade da sua. Uma boa dica para fazer isso é procurar por referências no mercado, pela internet, indicações, entre outros.
Solucione todas suas dúvidas e questões com a parceria de interesse. isto pode ser feito por meio do envio de um questionário para coletar informações sobre a empresa, seus produtos, serviços, prazos de entrega, entre outros dados relevantes. Este processo pode demandar tempo, por isso é recomendado investir em alguma solução de verificação de histórico automatizada que analise estes e outros dados de maneira ágil.
Uma vez que essa checagem acerca das informações seja feita, é preciso analisar com cuidado as informações e resultados gerados. Ou seja, verificar que os dados indicam que o fornecedor atende aos critérios definidos.
Uma boa alternativa para fazer isto de modo preciso, com informações mais detalhadas que o usual e completas, é optar por soluções automatizadas. Nossa solução de Background Check, por exemplo, realiza diversos tipos de análises – personalizadas de acordo com suas necessidades e demandas – que resultam em informações precisas e descritivas sobre a pesquisa, o que ajuda muito em uma tomada de decisão mais assertiva e segura.
Outro passo muito interessante para a homologação de fornecedores é se reunir com representantes da empresa parceira para discutir interesses e expectativas da negociação. Assim, você poderá conhecer mais sobre a empresa, sua infraestrutura, expectativas e histórico.
Durante a checagem de fornecedores, é importante analisar registros e certificados que autorizam a empresa a oferecer determinados produtos e serviços. Com isso, você garante a qualidade do serviço e evita possíveis problemas de regulamentação.
Confira e analise a capacidade financeira do fornecedor. Isto significa verificar a saúde financeira da empresa fornecedora, garantindo que ela esteja estável e que não esteja envolvida em atos ilícitos e golpes financeiros como lavagem de dinheiro.
Uma vez que a empresa fornecedora seja selecionada, é importante negociar e acordar todos os pontos da relação. Ou seja, estabelecer normas, diretrizes, condições de fornecimento, preços, prazos e formas de pagamento.
Veja também: Boas práticas de compliance em compras e contratos
Em seguida, é importante traduzir essa negociação para um documento oficial, um contrato. Assim, formalize um contrato que estabeleça as condições acordadas entre a empresa e o fornecedor, esclarecendo e detalhando todos os detalhes do acordo.
Mesmo depois de finalizar a negociação e assinar o contrato, é importante manter o monitoramento do desempenho dos fornecedores ao longo do tempo, Com isso, é possível garantir que eles estão cumprindo as condições estabelecidas no contrato, atendendo às expectativas da empresa e respeitando normas, diretrizes e legislações.
Dessa maneira, seguindo esses 10 passos, é possível realizar uma homologação de fornecedores eficiente e garantir uma parceria de sucesso com empresas que são, de fato, confiáveis e alinhadas às necessidades da sua empresa. Além disso, vale ratificar que esse processo ainda ajuda a minimizar os riscos e garantir a qualidade dos produtos e serviços para sua empresa e para seus clientes.
Muito interessante, não é mesmo? Para saber mais sobre como realizar esse processo por meio de soluções automatizadas que agilizam os passos da homologação de fornecedores e resultam em informações completas, confira nossos site.
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Maria Eduarda
Especialista em Produção de Conteúdo sobre Gestão de Riscos na BGC Brasil e estudante de Comunicação Social em Universidade Estadual do Rio de Janeiro.
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