Validação de dados nas empresas: como reduzir riscos e melhorar decisões

No mercado atual, dados são ativos valiosos, mas apenas se forem confiáveis. Coletar informações sem um critério rigoroso de verificação é um risco estratégico que gera custos desnecessários. 

Validar dados não é apenas uma tarefa técnica, mas uma medida de segurança e eficiência. Com este processo, sua empresa toma decisões baseadas em fatos precisos e em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). 

Quer entender como aplicar isso na prática? Continue a leitura para descobrir o passo a passo da validação de dados. Neste artigo, detalhamos os tipos de verificações existentes, como elas reduzem custos operacionais e de que forma o background check automatizado pode blindar sua empresa contra riscos reputacionais

O que é a validação de dados

A validação de dados é um processo para verificar se os dados estão limpos, precisos e prontos para serem utilizados. Neste caso, confere-se se estão dentro dos limites permitidos e no formato especificado, além de estarem livres de imprecisões.

Essa checagem é estabelecida no trabalho de gerenciamento de dados, já que dados inválidos podem atrapalhar toda uma análise. Hoje, esse processo é cada vez mais urgente, já que as organizações se envolvem em níveis sem precedentes de coleta de dados. 

Com o processo de verificação, os dados são checados antes de passar por uma análise, pela geração de relatórios ou pela tomada de decisão. Isso permite uma adaptação aos formatos e padrões estabelecidos pelas equipes responsáveis, o que mantém a qualidade destas informações e evita erros ou desperdícios. 

Como funciona a validação de dados

A validação dos dados é um ponto de verificação de qualidade no ciclo de vida dos dados, o que permite conferir se estão corretos, completos e significativos. Esse processo pode acontecer em diferentes etapas, como na entrada, na integração ou até na transformação do dado.

Por exemplo, quando um negócio exige que campos de e-mail incluam o símbolo “@”, a validação ajuda a garantir que aquele dado seja corretamente preenchido. Esse processo é de extrema importância para empresas que funcionam a base de dados. Isso porque coletar qualquer informação pode gerar custos desnecessários.

De acordo com a Gartner, dados de baixa qualidade custam às organizações uma média anual mínima de US$ 12,9 milhões. Além disso, à medida que investimentos em inteligência artificial (IA) aumentam, a necessidade por dados qualificados também cresce. 

Por isso, validar dados é um processo necessário, econômico e produtivo. Mas para que a validação ocorra são necessárias regras de negócio (business rules) e verificações de validação de dados.

Apesar de existirem diferentes tipos de validação, os mais comuns são: 

Tipo	Objetivo
Verificações de código	Esse tipo de verificação compreende se um valor de dados é válido ao compará-lo com uma lista de valores base. Como exemplos, pode-se citar os códigos de país.
Verificações de consistência	Já as verificações de consistência irão confirmar se os dados de entrada são lógicos e não conflituam uns com os outros. Um exemplo seria o banco de dados de pares, no qual as datas de engajamento são anteriores às datas de casamento.
Verificações de tipo de dados	Estabelecer um tipo de dado é definir um formato para os dados, como por exemplo, texto, número ou data. Com essa verificação, cada valor que não corresponder ao tipo de dado estará violando o padrão especificado.
Verificações de formato	São aquelas usadas para colunas com requisitos específicos de formatação dos dados, como as colunas para endereço e para e-mail.
Verificações de faixa	Já as verificações de faixa determinam se os dados estão em uma faixa de valores mínimo e máximo, por exemplo, uma coluna de faixa etária.
Verificações de exclusividade	Por fim, as verificações de exclusividade se aplicam em colunas onde os dados devem ser exclusivos, sem duplicar valores.

Por que realizar a validação de dados

Atualmente, as empresas recolhem uma grande quantidade de dados derivados de fontes como mídias sociais ou até mesmo Internet das Coisas (IoT). Esse fluxo massivo de informações pode vir acompanhado de problemas, como formato inconsistente, dados duplicados ou incompletos, entre outros.

Esses empecilhos podem atrapalhar a tomada de decisão no negócio e até prejudicar o fornecimento de seu produto/serviço. Além disso, dados inválidos geram dificuldades para analistas, cientistas de dados e pessoas que trabalham com IA, a qual tem sido um diferencial para muitas empresas. 

Por esse motivo, a validação de dados tem ganhado cada vez mais importância. Com ela, as empresas podem fornecer melhores serviços, tomar decisões mais assertivas e agir com maior rigor frente às práticas de gestão de dados. 

Como implementar a validação de dados na sua empresa

A validação de dados pode ser manual, regrada ou automatizada. Para que esse processo ocorra, deve-se definir regras que determinam o que são dados válidos, verificá-los em relação a esse padrão e sinalizar qualquer dado que esteja fora dele. Além disso, algumas outras etapas também são essenciais para o processo.

1. Estabelecer regras de validação: construir padrões nos quais os dados precisam ser encaixados, o que determina desde o intervalo até sua padronização.
2. Realizar verificações: executar as regras em todos os dados, o que permite identificar formatos inválidos, valores ausentes e entradas fora do intervalo.
3. Apontar problemas: destacar os registros que falharam para ajudar na correção ou na aprovação.
4. Monitorar e relatar: criar relatórios de validação e painéis de acompanhamento, nos quais os dados podem ser melhorados e os resultados se tornam mais conscientes.

Com essas etapas, qualquer tipo de validação de dados se torna mais organizada, precisa e regular. A partir desses passos, é possível regrar o processo, verificá-lo, resolver seus problemas e até mesmo acompanhar todo o caminho de maneira mais precisa. 

Casos para aplicar a validação de dados 

A validação de dados é essencial para que as informações usadas por uma equipe sejam precisas e consistentes, o que evita pequenos erros e problemas no negócio. Dessa forma, diferentes departamentos da empresa podem se beneficiar desse recurso:

Setor	Aplicação
Finanças	Pode usar a confirmação de dados para manter a precisão de demonstrativos financeiros, agilizar auditorias e reduzir erros custosos de reconciliação.
Marketing	Garante que dados de campanhas e métricas de engajamento estejam corretos. Ao manter essas informações limpas e atualizadas, o setor de marketing apoiam uma segmentação precisa e maior personalização das campanhas
Operações	Verifica os dados de supply chain e estoque, o que melhora a eficiência e reduz custos. Com as informações claras, é possível fazer previsões da demanda e evitar rupturas
Conformidade	Assegura que os dados sensíveis estejam de acordo com a regulamentação de privacidade e segurança, o que fortalece a governança geral de dados e reduz riscos.

Veja outros dados para validar

Quando falamos em validação de dados, é comum pensar em padronização de formatos e preenchimento correto de campos. No entanto, dentro do contexto corporativo, especialmente nos processos da contratação, compliance e gestão de terceiros, existem outros tipos de dados que também precisam ser validados com rigor.

Dados cadastrais e documentais

Informações como CPF, RG, CNPJ, endereço e dados de contato precisam ser verificados quanto à autenticidade, o que pode evitar fraudes e inconsistências. 

Histórico profissional

A validação de experiências anteriores, cargos ocupados e tempo de permanência em empresas também reduz o risco de informações imprecisas ou infladas em currículos. Dessa forma, validar o histórico profissional ajuda a fazer contratações mais precisas.

Formação acadêmica

Confirmar diplomas, certificações e instituições de ensino garante que os dados informados estejam corretos e evita prejuízos reputacionais ou legais para sua empresa, que pode contratar com a certeza de que o profissional está alinhado e capacitado à vaga.

Antecedentes judiciais e criminais

A verificação de antecedentes, quando realizada dentro dos limites legais e com base na LGPD, ajuda a mitigar riscos e proteger a organização de fraudes, riscos financeiros e até problemas reputacionais. Dessa forma, ao fazer essa verificação de antecedentes você protege sua equipe e empresa ao contratar quem se alinha à cultura organizacional. 

Informações financeiras e reputacionais

Em cargos estratégicos ou que envolvem responsabilidade financeira, validar dados relacionados à saúde financeira e à reputação pode ser essencial para a segurança do negócio. Neste caso, a análise dos dados vai além de apenas informações, já que exige critério, interpretação de fontes confiáveis e conformidade legal. 

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Tipos de verificações 

Considerando os dados a serem validados no momento da contratação, podem-se adotar diferentes tipos de verificações para:

• CPF, RG, CNPJ: validação pela Receita Federal ou fazendo autenticação de token por SMS e e-mail
• Histórico profissional: por meio da solicitação de declarações formais de empresas anteriores, além da verificação na Carteira de Trabalho Digital (CTPS Digital)
• Formação acadêmica: consulta da instituição no sistema e-MEC do Ministério da Educação, e quando a instituição não for registrada nele, fazer contato direto com consentimento 
• Antecedentes judiciais e criminais: com muito cuidado e respeito à LGPD, fontes como Tribunais de Justiça Regionais podem ser consultados
• Informações financeiras: consulta de regularidade fiscal na Receita Federal do Brasil ou emissão de certidões negativas de débito (CND)

Essas verificações manuais precisam ser feitas de maneira cuidadosa e em conformidade com à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Por esse motivo, recomenda-se o uso de plataformas integradas de verificação, como o background check, que evita erros humanos por um processo automatizado, além de alinhar-se à LGPD.

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Background check para verificação de dados 

Depois de realizar a validação dos dados, também é possível verificá-los, ou seja, entender melhor o contexto deles. Uma das maneiras mais fáceis e precisas de verificação dos dados na hora da contratação é  o background check. De maneira automatizada e alinhada à LGPD, o background check consegue fazer diferentes tipos de checagem de dados de pessoas físicas:

• Checagem de antecedentes criminais: realiza uma varredura automática em todos os tribunais federais e TJ’s estaduais de todo o país.  
• Checagem de perfil: busca em bases de dados informações de cadastro da pessoa.
• Listas Restritivas: verifica listas de restrição mundiais, como PEP, OFAC e INTERPOL.
• Checagem Financeira: disponibiliza informações como débitos, protestos, renda, capacidade de pagamento e score de crédito de uma pessoa.
• Checagem trabalhista: informa sobre processos trabalhistas relacionados à pessoa verificada sem a necessidade do número do processo.
• Registro de classe: checa a validade dos registros de classes apresentados pelos profissionais no momento da contração.
• Checagem de mídias: identifica notícias que mencionam a pessoa pesquisada, e classifica como positiva, neutra ou negativa a aparição. 

Saiba mais: O que é o background check, como funciona e sua importância

Com o Background check, a contratação fica mais transparente e diferentes tipos de dados podem ser validados em uma única checagem. Dessa maneira, as informações podem ser  verificadas de maneira rápida e precisa. Clique aqui e conheça melhor a solução.