Como evitar erros com homônimos em checagem de antecedentes

Evite erros com homônimos durante a verificação de antecedentes para identificar de forma adequada a pessoa que você deseja checar o histórico.

O Brasil possui cerca de 116 milhões de pessoas com pelo menos um homônimo, isto é, aproximadamente 1 em cada 2 brasileiros (segundo proScore). Nesse sentido, confiar apenas no nome para realizar uma checagem de antecedentes aumenta o risco de identificar a pessoa errada e por consequência pode gerar uma decisão injusta.

Quando isso acontece, processos criminais, restrições ou outros registros podem ser atribuídos indevidamente a uma pessoa seja ela um candidato, terceirizado ou outro tipo. Além disso, outra preocupação é que informações importantes como histórico educacional e profissional podem deixar de ser encontradas.

Com isso, como resultado, são realizadas decisões menos seguras, retrabalho, riscos jurídicos e prejuízos reputacionais e financeiros para a sua empresa. Por isso, uma checagem confiável precisa contar com um controle de homônimos.

A validação correta da identidade é o que vai ajudar a evitar erros causados por homônimos e garantir que as informações analisadas pertençam, de fato, à pessoa consultada. É exatamente esse processo que veremos neste conteúdo.

Este artigo aprofundará nas estratégias e melhores práticas sobre como checar homônimos, garantindo que suas análises de antecedentes sejam precisas e suas decisões, verdadeiramente seguras.

O que são homônimos e como identificá-los?

Homônimos, em sua definição mais simples, são pessoas que compartilham o mesmo nome, ou nomes muito similares, gerando um verdadeiro desafio para a identificação precisa da identidade.

A complexidade aumenta quando consideramos que nomes comuns, como “João Silva” ou “Maria Santos”, podem ter milhares de correspondências em bancos de dados públicos e privados.

O problema surge quando sistemas de busca ou pessoas retornam informações com base apenas no nome, sem cruzar com outros dados. Assim, pode ocorrer uma análise que mistura registros de pessoas diferentes como se fossem de uma só.

Um exemplo prático seria o de um candidato “Carlos Eduardo Silva”, nome este que ao ser inserido em uma busca trabalhista retorna diversos processos, mas que correspondem a pessoas diferentes (não possuem o mesmo CPF ou RG). Por isso, a ausência de uma checagem de homônimos adequada pode gerar decisões de exclusão injustas e até uma aprovação indevida.

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Falso positivo e falso negativo derivados dos homônimos

Tomar decisões com base em uma verificação de antecedentes que não possui uma checagem de homônimos mais rigorosa pode resultar em dois cenários: o do falso potivo e o do falso negativo.

• Falso positivo: corresponde ao histórico problemático de um homônimo sendo atribuído incorretamente ao candidato consultado. Dessa forma, pode ocorrer uma má interpretação e até eliminação de um profissional qualificado sem motivo;
• Falso negativo: relaciona-se a um histórico complicado ou arriscado para uma empresa pertencente ao candidato, mas que não é revelado porque a busca não associou o registro aquela pessoa. Neste caso, a depender do antecedente pode-se realizar uma contratação que expõe a empresa a sérios riscos.

Por isso, para verificar candidatos o controle de homônimos é essencial a fim de se obter informações verdadeiras. Apenas com dados precisos é realmente possível evitar problemas graves, como processos, riscos à reputação da marca e até prejuízos financeiros diretos e indiretos.

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Usar o CPF pode evitar erros com homônimos?

O CPF é o principal identificador individual no Brasil e, em muitos casos, é suficiente para diferenciar pessoas. O problema está nas situações em que o CPF não está disponível, não foi informado corretamente, ou quando a fonte consultada não cruza o número com o nome. Isso é mais comum do que parece:

• Fontes públicas como certos Tribunais de Justiça estaduais realizam buscas por nome, não por CPF;
• Os candidatos podem informar o CPF com dígito errado ou até mesmo um CPF falso (fraude);
• A pesquisa de antecedentes em bases desatualizadas podem ter inconsistências cadastrais e não seguir a LGPD;
• Em processos judiciais mais antigos, nem sempre o CPF do réu está disponível.

Nesses casos, confiar apenas no CPF cria uma falsa sensação de segurança, já que ainda existe margem de erro significativa. Então, como é possível verificar de antecedentes sem se deparar com homônimos?

Como fazer uma checagem de homônimos eficaz?

Uma checagem precisa deve ir além de dados como o nome e o CPF. Para isso, é necessário cruzar múltiplos identificadores e aplicar estratégias analíticas analítica para confirmar ou descartar correspondências. Na prática, isso envolve:

1. Cruzamento de múltiplos identificadores

Identificadores podem já descartar homônimos. Entre eles, os mais comuns são:

• Data de nascimento
• Nome da mãe
• RG ou CNH (quando disponível)
• Endereço ou cidade de residência
• Outros identificadores cadastrais relevantes ao cargo

2. Acesso a múltiplas fontes com resultado contextualizado

Para que seja feita uma análise de antecedentes mais profunda e precisa, o que também evita riscos associados aos homônimos, também é necessário acessar múltiplas fontes de informação e analisar o histórico a partir do contexto. Assim, pode-se verificar:

• Tribunais de Justiça estaduais e federais (processos criminais e cíveis)
• Conselhos de classe (OAB, CRM, CREA, COREN etc.)
• Órgãos de proteção ao crédito
• Listas restritivas nacionais e internacionais (OFAC, INTERPOL, PEP)
• Cartórios de registro civil, em casos específicos

Com múltiplas fontes oficiais e que entreguem o contexto, a análise do histórico do candidato se torna mais precisa. Dessa maneira, o analista ou o sistema pode entender se aquela ocorrência pertence verdadeiramente ao candidato checado.

3. Análise qualitativa

Coletar dados não é suficiente, já que é preciso realizar uma interpretação. Uma boa checagem de homônimos inclui um processo análise mais rigoroso a fim de entender a qualidade das informações e se há alguma ambiguidade.

Portanto, deve-se entender qual o tipo de ocorrência, quem são as partes envolvidas, se há ou não consistência nas datas (por exemplo, analisando a idade da pessoa) e nos identificadores disponíveis (local de moradia e onde ocorreu o registro).

4. Rastreabilidade do processo

Neste ponto, cabe ressaltar que toda decisão precisa ser documentada. Quando um resultado é descartado por ser de um homônimo, isso deve constar no relatório com a justificativa, o que ajuda no alinhamento do compliance interno assim e a responder eventuais questionamentos do candidato.

5. Automatização da checagem

A checagem de antecedentes manual, assim como a de homônimos, pode funcionar em contextos de baixos volumes. Porém, à medida que crescem não apenas o número de contratações, mas também a quantidade de fontes e informações checadas, a precisão da verificação manual pode ser menor.

Isso porque erros humanos são comuns e podem acontecer. Dessa maneira, optar por verificações automatizadas ajuda a reduzir riscos, além de trazer maior agilidade para o processo (o que desafoga o RH ou o setor responsável) e parametrizar os riscos de acordo com a necessidade do cargo e da empresa.

Conheça a verificação de antecedentes com controle de homônimos

Ao investir em uma verificação de antecedentes especializada em reduzir o risco dos homônimos ajuda seu RH a tomar decisões mais claras de contratação com foco em mitigar problemas financeiros, jurídicos e reputacionais na sua empresa.

Neste quesito, soluções automatizadas e em alinhamento com à LGPD auxiliam na obtenção de dados que facilitam a compreensão sobre seu candidato, terceirizado ou outro. Isso evita confusões com homônimos e erros advindos de processos manuais.

A ferramenta de background check da BGC Brasil, por exemplo, fornece a transparência dos antecedentes, com controle de homônimos e contexto das ocorrências. Com ela, você consegue as informações necessárias para decidir por conta própria e de acordo com os seus parâmetros.

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